Как сократить и снизить расходы предприятия – обзор статей

Содержание статьи

Каждое предприятие тратит финансы на изготовление товаров или предоставление услуг. Прибылью принято считать разницу между затраченными суммами на производство и валовым доходом, который еще называют товарооборотом. В некоторых случаях повысить приток денежных средств можно, поняв, какие статьи расходов могут быть сокращены, но делать это нужно очень внимательно, чтобы не навредить репутации компании и не снизить качество выпускаемых товаров.

На что предприятие тратит деньги?

У любого предприятия есть свои определенные статьи расходов, которые помогают ему полноценно функционировать. Все они могут быть грамотно оптимизированы, что непременно принесет повышение прибыли и снижение затрат. Вкладывать деньги приходится в такие нужды:

• оплата труда;
• закупка сырья;
• транспортировка материалов и готовой продукции;
• налогообложение;
• реклама;
• поддержание крупных клиентов;
• аренда или обслуживание помещений;
• коммунальные платежи;
• обслуживание и ремонт производственных машин и агрегатов;
• другие расходы.

Перед тем как снизить расходы предприятия, стоит тщательно пересмотреть каждую их статью и сделать вывод о целесообразной оптимизации.

Оплата труда

На любом предприятии есть наемные сотрудники, которые за определенное вознаграждение выполняют обозначенный объем работы. В законодательстве России указано, что работодатель может самостоятельно регулировать уровень заработной платы, понижать его или повышать.

Однако учтите, что есть максимально допустимая норма снижения оплаты труда, и получать меньше ее сотрудник не может.

Чтобы оптимизировать статью расходов на зарплаты можно принять такие меры:

• сократить штат сотрудников;
• воспользоваться услугами аутсорсинга;
• перевести работников на неполную ставку;
• использовать труд совместителей;
• уменьшить штат управленческого аппарата;
• автоматизировать производство, чтобы частично или полностью отказаться от ручного труда.

Все эти пункты будут действенными только в том случае, если их применение не повлияет негативно на конечную цель каждого производства – прибыль. К примеру, уволив высокооплачиваемого специалиста по обработке дерева и взяв на его место менее квалифицированного, но более дешевого сотрудника, вы можете столкнуться с понижением качества выпускаемой продукции, а это влечет за собой потерю потенциальных покупателей. Именно по этой причине любые манипуляции с оплатой труда должны быть продуманы до мелочей.

Закупка сырья

То, из чего мы производим продукт, также стоит достаточно дорого, особенно если учитывать девальвацию рубля в последнее время и массовое использование импортных материалов. Однако эта статья расходов также может быть сокращена при помощи таких действий:

• поиск более выгодных партнерских отношений с поставщиками;
• содействие с производителями сырья;
• оптовые закупки совместно с другими компаниями для получения скидки за объем;
• внедрение конструктивных изменений в производство для перехода на другие материалы;
• самостоятельное изготовление некоторых комплектующих, запчастей и т.д.;
• переход на более дешевые аналоги;
• замена импортного сырья отечественным.

Воплощать эти действия в реальность нужно очень грамотно и разумно, чтобы не снизить качество конечного продукта. Например, для изготовления шоколадных конфет будет целесообразнее закупать качественные какао-бобы, но перейти на более доступную упаковку, так вы сможете сохранить прежний состав продукта, но его себестоимость будет ниже, чем раньше.

Транспортировка материалов и готовой продукции

Расходы производств на транспорт иногда являются баснословными, ведь сырье нужно везти из разных государств или даже континентов, а доставку готовых товаров нужно осуществлять по всей стране. В таком случае будет выгодно воспользоваться услугами логистов или создать такой отдел на своем предприятии. Это позволит максимально повысить производительность транспорта, так как он будет ехать с грузами в обе стороны, соответственно, снизятся расходы на оплату труда водителя и топливо. Также можно рассмотреть вариант сотрудничества с поставщиками материалов, которые расположены ближе к вашей компании.

Реклама

Чтобы продать продукт по выгодной цене, нужно грамотно его преподнести конечному покупателю. Именно для этого и устраиваются рекламные кампании, расходы на которые часто бывают очень большими. Чтобы снизить эту статью затрат, нужно пересмотреть такие факторы:

• бюджет, возможно, он слишком завышен и может быть сокращен без ущерба для конечного результата;
• поиск новых сотрудников, иногда известные рекламные агентства предлагают свои услуги по завышенным ценам, в таком случае есть смысл начать сотрудничество с более молодыми и более доступными в финансовом плане компаниями;
• оценка прибыли от рекламы: стоит выяснить, эффективна ли реклама, приносит ли она больше прибыли, чем весь рекламный бюджет, если показатели положительные, то компании выполняют свои функции, если нет, то нужно искать причину провала;
• расчет с рекламодателями по бартеру, данный метод снижения затрат будет действенным если у вас есть чем заинтересовать рекламное агентство, это может быть как продукт, так и услуга.

Не забывайте, что для увеличения продаж рекламная кампания должна быть качественной. Кроме своих основных функций, она еще выполняет и дополнительные, такие как повышение имиджа компании, лояльности клиентов и узнаваемости бренда.

Если при снижении затрат на pr вы не будете получать этих результатов, значит, экономия окажется неэффективной. Именно по этой причине каждый пункт сокращения расходов нужно тщательно пересматривать и анализировать.

Поддержание крупных клиентов

Каждое производство идет на определенные уступки своим крупным клиентам и делает для них специальные предложения, внедряет программы лояльности, дает дополнительные услуги. Все это влечет за собой немалые расходы, которые снижают уровень прибыли. Вы можете отказаться от самых дорогих услуг, например, смс-оповещения клиентов об акциях, постоянной рассылке писем на электронную почту и прочего. В этом пункте также нужно взвесить все «за» и «против» экономии, потому как отказ от некоторых услуг может негативно повлиять на имидж компании и снизить количество ее постоянных клиентов.

Аренда и обслуживание помещений

Любое производство располагает определенной площадью, которая необходима для комфортной организации всех рабочих процессов. Это может быть и небольшой ангар, и громадная территория в несколько сотен гектаров с помещениями и цехами различного назначения. В независимости от того, какой размер имеют помещения, за них нужно платить аренду или тратить деньги на их содержание. Снизить эту статью расходов можно, используя следующие советы:

• пересмотр условий действующего арендного соглашения в пользу арендатора;
• переезд в другое помещение, которое будет более экономически выгодным;
• возможность сдачи некоторой площади в субаренду;
• выкуп арендованного помещения, если это целесообразно.

Если же вы являетесь собственником всех помещений и зданий производства, можете пересмотреть свои расходы на поддержание их в безопасном для труда состоянии. Регулярные текущие и капитальные ремонты можно делать с применением более дешевых материалов, уборку помещений можно совершать без клининговых компаний, а при помощи принятых в штат сотрудников.

Коммунальные платежи

Предприятия используют для своей деятельности природные ресурсы, оплата которых сейчас стоит довольно дорого, учитывая специальные тарифы для производств. Помочь снизить эту статью расходов могут такие меры:

• установление более жесткого контроля за экономией энергоресурсов;
• внедрение энергосберегающих производственных процессов;
• переход на вексельную оплату за услуги.

Обслуживание и ремонт оборудования

Чтобы производство не простаивало, нужно всегда содержать в исправном состоянии оборудование. Высокотехнологические машины чаще всего обслуживают специальные компании, услуги которых стоят недешево. Сократить растраты можно и на этом, если пересмотреть такие факторы:

• отсрочка на длительный или короткий период текущего ремонта агрегатов;
• отказ от услуг подрядчиков и ремонт машин при помощи своих сотрудников;
• пересмотр условий договора с подрядчиками в пользу компании;
• поиск более доступных фирм, предоставляющих сервисные услуги.

Все эти пункты могут значительно снизить расходы на ремонт и обслуживание машин.

Однако помните, что в некоторых случаях будет выгоднее довериться команде профессионалов, чем создавать собственный сервисный отдел, так как труд хороших специалистов дорого оплачивается, особенно если речь идет о программном обеспечении агрегатов.

Прочие расходы

Это очень широкая статья, которая будет для каждого предприятия иметь свои определенные пункты. К примеру, можно взять крупный завод, который тратит деньги на такие дополнительные меры:

• научная и конструкторская деятельность;
• поддержание большого ассортимента товаров;
• исследование рынка сбыта;
• работа над отбором только определенного сырья с определенными характеристиками;
• постоянное повышение уровня квалификации сотрудников, и т.д.

В некоторых случаях без этих дополнительных расходов можно полностью обойтись, если они не особо влияют на уровень продажи продукции. Однако, когда от данных факторов зависит репутация компании и количество ее постоянных клиентов, стоит тщательно обдумать сокращение затрат, ведь это может привести к затруднительному экономическому положению.

Грамотная оптимизация затрат: итог

Любое предприятие может снизить свои расходы без ущерба для репутации, качества конечной продукции и условий труда для сотрудников. Однако, для того чтобы правильно оценить все резервы, нужно провести серьезное исследование, которое покажет, какие статьи затрат будет целесообразно урезать, а какие стоит оставить на прежнем уровне для полноценного развития производства. Только тщательно продуманный план экономии на расходах может дать желаемые результаты.

Читайте далее

Оставьте комментарий и вступите в дискуссию

16 способов, как уменьшить расходы семейного бюджета

Экономный бюджет отнюдь не означает полный запрет на любые расходы. Под этим понятием стоит понимать разумное распределение трат. Ведь чем больше денег в кошельке – тем больше хочется купить. Это – психология, от которой никуда не деться, так как уменьшить расходы семейного бюджета.

Значительная часть тех, кому не хватает денег на повседневные расходы, начинает задумываться о поиске дополнительного заработка.

Это можно рассматривать в качестве варианта, но не стоит забывать, что помимо работы есть сон, личная жизнь. Да и работать сутки напролет получится не долго. Усталость возьмет свое. Значит, нужно искать другие выходы, например, учиться распоряжаться тем, что уже есть в наличии.

Простые правила управления семейным бюджетом

 1. Анализируйте затраты

Ведите ежедневную запись всех поступлений и абсолютно всех расходов. Только так можно выяснить, куда же уходят деньги, заработанные с таким трудом. Если не кривить душой и записать все расходы семейного бюджета, то через месяц-два можно без труда выяснить расходы, без которых можно вполне-таки обойтись и уменьшить расходы бюджета.

 2. Не тратьте зря

Получили зарплату? Не спешите в магазин. Есть риск потратить больше, чем нужно. Когда деньги в кошельке, то расходы не кажутся слишком накладными. На это и рассчитаны все маркетинговые программы. Не поленитесь сначала составить список того ключевого, без чего уж никак не обойтись, и только потом идите в магазин. Не забывайте про обязательные траты: коммунальные услуги, кредиты и прочее, за счет них нельзя уменьшить расходы семейного бюджета.

3. Собрались в магазин? Сначала список

Чтобы не прийти домой из магазина с кучей безделушек, но без продуктов, сначала составьте список с указанием не только количества, но и суммы на расходы. А самое главное, придерживайтесь этого списка, когда зайдете в магазин. И не ходите за покупками каждый день. Старайтесь закупать продукты на неделю. Исключение – хлеб, молоко, другие скоропортящиеся продукты.

 4. Оплачивайте покупки наличными

Не используйте банковские карты для оплаты продуктов. Деньги с кредиток тратятся намного легче, особенно если большой лимит. Если оплачиваете наличными, то быстрее определите, когда стоит остановиться при наполнении корзины.

 5. Обращайте внимание на скидки и дисконты

Если есть возможность, используйте дисконтные карты и скидки. Если часто отовариваетесь в одном месте и есть возможность стать обладателем дисконтной или кобрендовой карты, используйте их. Абонементы в спортивные секции и кружки лучше приобретать на больший срок. Так можно сэкономить на расходах семейного бюджета.

 

 6. Опт – шанс значительной экономии

То, что можно купить большой партией, приобретайте в точках, торгующих оптом. Сюда относятся крупы, сахар, бытовая химия. Не обязательно покупать тонну. Достаточно месячной нормы. Экономия будет существенной.

7. Несезонные покупки

Если вы не являетесь завзятым модником, для которого важна сиюминутная мода, покупайте одежду и обувь по сезонным скидкам. Можно экономить 50 % от стоимости покупки и более, чем сохраняют семейный бюджет.

 8. Не обходите стороной интернет-магазины

По сети можно купить качественные товары с доставкой и по цене намного ниже магазинной. И не только одежду, так приобретают и бытовую технику, и мебель.

 9. Экономим на коммунальных услугах

Поставьте счетчики на газ, воду. Это поможет существенно сократить расходы семейного бюджета на оплату коммунальных услуг. Давно подсчитано, что среднестатистический человек не тратит ту норму воды, которая заложена коммунальщиками.

 10. Отключайте электроприборы

Без необходимости не оставляйте электроприборы включенными на ночь, при уходе на работу и прочих долгих отсутствиях. Так можно и лишние киловатты не оплачивать, и избежать возможности короткого замыкания.

11. Лекарства

Рассказы о том, что врачи получают процент от аптек за выписывание рецептов ходят давно. Чтобы не проверять это на практике, не стесняйтесь уточнять, есть ли у лекарства более дешевые аналоги. Если врач не говорит — интернет молчать не будет.

 12. Связь, интернет

Следите за тем, какие функции и опции подключены в телефоне. Подумайте над тем, нужны ли они вам. Если нет, то зачем их оплачивать. Покупайте тарифы с учетом своих потребностей, а не пожеланий оператора.

 13. Копилка

Мелочь очень многие не любят, а зря. Если ее откладывать, то в случае острого дефицита денег можно использовать на повседневные нужды: хлеб, проезд.

 14. Кредитам — нет!

 

Перед тем как взять кредит, подумайте, а нужен ли он на самом деле. Особенно это касается кредитов на отпуска, покупку одежды и прочее. Год пройдет, отпуск подойдет новый, а долги еще за прошлый не выплачены. К тому же экономическая ситуация в стране нестабильна. Всегда есть риск, что возможности выплатить кредит не будет. Зачем приобретать лишние стрессы?

 15. Откладывайте с каждой зарплаты

С каждой полученной зарплаты или иного дохода 10 % отложите на «черный» день. 10% – это как раз та сумма, которую можно практически безболезненно изъять из оборота. Именно столько тратится на то, что не нужно абсолютно никому из семьи. Если же откладывать и копить, то и кредит на отпуск не понадобится.

 16. Получайте доход с отложенных денег

Копилку или «заначку» не держите дома. Если дома есть лишние деньги, то повод потратить найдется всегда. Поэтому лучше вложить в банк, ценные бумаги, биржевую торговлю. Это поможет не только экономить, но и получать пассивный доход.

Уменьшить расходы семейного бюджета иногда не возможно в виду объективных причин из за маленького бюджета- в таких случаях надо решать вопрос не об уменьшении расходов, а об увеличении доходов.

Когда административные расходы нужно сократить немедленно | статьи

Допустим, вы уже давно являетесь успешным руководителем большого отдела. Вы работаете в рамках бюджета. Когда это возможно, вы сокращаете расходы. Но сейчас вы получили распоряжение (достаточно высокого уровня, чтобы оспаривать его мудрость или осуществимость) о том, что вы должны сократить административных расходов на дополнительные 10%, 20% или даже 30%. Вы просто не знаете, как это можно сделать.

Еще одно усложнение вашей жизни — это ограниченный выбор средств. Поскольку вы не подчиняетесь непосредственно генеральному директору, вы не в состоянии отстаивать изменения в стратегии или структурные изменения.

Кроме того, ваши полномочия не позволяют вам продвигать крупные инвестиции (например, в новые технологии) которые позволят вам сократить персонал или целые отделы. Нет, вам нужно сделать это трудным путем и в короткие сроки.

Вы не одиноки. Опыт показывает, что возможности сокращения административных затрат практически одинаковы по всем параметрам у самых различных компаний. Может вы и не решите вашу проблему полностью, но можете добиться значительного прогресса.

По мере того, как вы начинаете поиски источников экономии административных затрат, обратите внимание на два ключевых момента:

Во-первых, забудьте о том, чтобы найти одну ключевую идею, которая радикально изменит структуру затрат вашей организации или отдела, тем самым решив вашу проблему за один раз. (Если бы такая идея существовала, она, скорее всего, связана с таким риском, что организация никогда не захочет ее осуществить.) Вместо этого вы должны планировать достижение своей цели с помощью комбинации из 10 или более действий.

Во-вторых, степень организационных нарушений, вызванных вашими сокращениями затрат, будет, как правило, пропорциональна степени этих сокращений. Поэтому вы должны адаптировать предпринимаемые меры к своей цели экономии.

• Консолидация регулярных расходов и сокращение непредвиденных расходов оказывают минимальное воздействие на другие отделы и позволят вам сократить до 10% затрат.
• Редизайн или реорганизация часто устраняют направления деятельности с наименьшей стоимостью, что оказывает умеренное влияние на другие отделы и может помочь сократить расходы на 20%.
• Меры, предусматривающие перекрестное управление и исключение функций подразделений обычно необходимы, когда вы нацелены на 30% и более, но они имеют наибольший потенциал для организационного разрушения.

Как сократить издержки на 10% ?

Большинство отделов могут сократить свои расходы примерно на 10% без изменения их взаимодействия с остальной организацией. Наиболее распространены следующие виды сокращений:

Консолидируйте регулярные расходы.

Если сокращение затрат не является чем-то новым для компании, вы уже давно покончили с большинством не связанных с миссией компании привилегий и статьями расходов, такими как праздничные вечеринки, билеты на мероприятия и компенсация расходов на обучение. Если это так, не пытайтесь устранить еще больше — вы, вероятно, не сможете. Вместо этого посмотрите, можете ли вы консолидировать оставшиеся.

Объединяйте разрозненные мероприятия, такие как обучение персонала, в общие мероприятия. Объединяйте события в разных отделах. Используйте кросс-график внешних ресурсов, таких как тренеры персонала. Вы будете удивлены возможностями.

Например, один университет определил, что родительские собрания и встречи выпускников оказались слишком важны, чтобы их устранить, но обнаружили, что он может сэкономить около 40% совокупной стоимости, проведя два мероприятия за один уик-энд.

Объединяйте мероприятия, такие как тренинги и праздники, в общие мероприятия и применяйте кросс-график для пользования внешними ресурсами.

Завершите отложенные кадровые действия.

Все административные отделы, в том числе эффективные, имеют нерешенные кадровые проблемы. Это справедливо даже для тех, кто уже прошел предыдущие раунды сокращения затрат. После того, как вы исчерпали общий арсенал управленческих уловок, оставив некоторые позиции вакантными, вы реструктурировать работу сотрудников с наименьшей занятостью и активно противостоять проблеме неполной рабочей нагрузке.

Вы обнаружите два типа людей, которые заняты менее, чем полностью.

• Первый тип, как правило, легко заметить: эти работники проводят больше времени в столовых и курилках. Они организуют дни рождения в офисе. Возможно, год назад их работа стала проще благодаря новой онлайн-системе управления персоналом или финансами, и новые обязанности при этом не были назначены.
• Второй тип включает сотрудников, которые выполняют как неприятные, но важные задачи, так и приятные, но менее важные. Любое повышение эффективности в одной части их работы, как правило, компенсируется чрезмерным сосредоточением внимания на других обязанностях.

Например, один крупный банк потратил миллионы долларов, сделав процесс продаж более эффективным, но продажи практически не выросли. Внешние консультанты обнаружили, что сотрудники отдела продаж посвятили освободившееся время тому, чтобы лучше обслуживать существующих клиентов и предлагать им новые продукты, вместо того, чтобы обзванивать потенциальных и нелояльных клиентов.

Консультанты предложили менеджерам филиалов банка при каждом сокращении затрат делать выбор: либо объединять рабочие места за счет увольнения сотрудников, либо  повышать целевые показатели продаж филиалов соразмерно количеству персонала.

После работы с вашими наименее занятыми сотрудниками вам необходимо будет предпринять действия, которых вы, скорее всего, долгое время избегали: увольнение наименее эффективных сотрудников. Кажется, что в каждом отделе есть один или два таких.

Руководитель знает, что их работа не была удовлетворительной, но ему неудобно избавляться от них — как правило, по вполне понятным причинам, таким как сочувствие («у нее сложности в семье») или неприятности («остальная часть отдела будет расстроена если мы позволим ему уйти»).

Признайте правду: вы уже знаете, кто эти люди. Еще через два года вы больше не сможете их защищать. Они будут на два года старше, что может еще более затруднить им трудоустройство на сопоставимые позиции в других компаниях. «Спасая» их сегодня, действительно ли вы делаете им одолжение?

Некоторые менеджеры не справляются с этими проблемами из-за процедурных барьеров («HR говорит, что нам нужно обосновать необходимость увольнения и предоставить сотруднику возможность пройти испытательный период, чтобы исправиться — это слишком много хлопот»). Но вы можете найти обходные пути.

---

Например, одна компания, которая дала 94% всех менеджеров среднего звена самый высокий рейтинг во время последней оценки персонала. Сначала отдел по работе с персоналом сказал, что общий рост эффективности не позволяет выделить слабых сотрудников, поэтому президент компании предпринял другой подход и пересматривал структуру своей организации.

Он переопределил все обязанности менеджеров среднего звена, сделал лишними около 25% из них. Поскольку требования к работе были новыми, прошлые рейтинги HR не имели значения. Президент компании создал ситуацию, чтобы люди, наиболее подходящие для новых рабочих мест, получили их; другие же были освобождены.

Сократите расходы на управление отделами.

Большинство административных отделов (особенно с более чем 20 сотрудниками) используют до 20% своих бюджетов для контроля и координации своей деятельности. Определите, какие части вашего отдела выполняют по существу те же задачи, что и год назад. Эти части, вероятно, не нуждаются в прежнем уровне контроля.

В одном банке чрезмерный контроль фактически увеличивал расходы вдвое: ему пришлось компенсировать менеджерам упущенное время, которое они проводили с беседах со своими начальниками по вопросам, которые они могли бы решить самостоятельно. Роль супервайзеров в таких ситуациях поистине ценна — они поощряют сотрудников и устраняют отклонения от нормы, и тратят на минимум времени.

Как правило, вы должны иметь возможность сокращать количество времени на надзор за персоналом примерно на 10% каждый год, с учетом того, что обязанности департамента остаются в основном неизменными и текучесть кадров незначительна.

Получите контроль над «прочими» расходами.

В некоторых отделах это снабжение канцтоварами; в других — телекоммуникационное оборудование или компьютеры. Вы почти всегда можете обнаружить от 15% до 20% расходов, которые не контролировались тщательно.

В одном особенно вопиющем примере каждому отделу компании дозволялось тратить до 10 000 долл. в год на канцелярские принадлежности и материалы, не получив прямого одобрения со стороны начальников.

Однако производственный отдел не смог получить через обычную процедуру одобрение на критически важный капитальный ремонт крана за 8000 долларов. Вскоре на заводе появился новый кран с надписью сбоку: «Канцелярские принадлежности и расходные материалы».

Сдерживайте повышение зарплаты.

Хотя эта идея кажется очевидной, ее обычно упускают из виду. И это потому, что почти каждый руководитель (во многих случаях, по крайней мере) полагает, что усилия членов его или ее команды не оплачиваются в полной мере.

Проконсультируйтесь с HR, чтобы узнать, сколько ваши сотрудники стоят на рынке труда. Если их зарплаты не ниже рыночных, подумайте о том, чтобы сделать средний рост заработной платы в вашем отделе на 1% или 2% меньше, чем в среднем за прошлый год.

Предложите отклоненные ранее идеи по экономии.

Наконец, вы захотите оглянуться назад на последние трех бюджетных цикла, чтобы вспомнить случаи, когда ваш отдел внес предложения по повышению производительности, требующие небольших инвестиций.

Они могли быть отклонены из-за ограничений или других приоритетов (это часто происходит, например, когда инициативы требуют системного программирования, а ресурсы ИТ нужны в другом месте).

Сейчас настало время изменить приоритеты.

Сокращение издержек на 20%: редизайн идей.

Редко можно добиться снижения затрат на 20%, не удалив значительную часть объема работы или рабочих функций из отдела. Никогда не стоит пытаться делать ту же работу, имея на 20% меньшее количество людей.

Стремитесь устранить любую работу, стоимость которой превышает ее ценность, учитывая, что у нее есть определенная ценность.

Начните с выявления и обобщения всех возможностей для сокращения рабочей нагрузки отдела — даже сокращений, которые сэкономят только одну четверть эквивалента полной занятости (FTE), а затем перераспределите оставшуюся нагрузку среди меньшего числа рабочих мест.

Это позволит вам отделить решение о сокращении объема работы от конкретных лиц, которые ее выполняют. Затем вы можете определить, какие люди лучше всего подходят для новых заданий.

Чтобы эффективно сократить объем работы, переосмыслите деятельность своего отдела тремя способами:

Поговорите со своими контрагентами.

Как рабочая нагрузка вашего отдела формируется контрагентами? Должна ли ваша роль заключаться в предоставлении им информации, например, или обработке и хранении информации, создаваемой ими? Возможно ли, что их сроки и требования усугубляют вашу рабочую нагрузку?

Если это так, стоимость расходов имеет разумные шансы превысить создаваемую ценность (на уровне консолидированной организации), потому что отдел, выполняющий эту работу, не создает прямую ценность для компании.

Вы предполагаете, что контрагент оценивает эту работу достаточно высоко, чтобы оправдать ваши усилия, но это может быть не так. Поэтому вы должны как можно подробнее структурировать свои усилия (например, по географии и линейке продуктов), а затем убедиться, что каждая часть этих усилий оправдана. Этот подход может выявить несколько видов возможностей, таких как:

Устранение связей и координаторов.

Эти позиции создаются из соображений, что две группы или более не могут понимать функции друг друга достаточно хорошо, чтобы эффективно взаимодействовать. Многочисленные исследования показали, что это предположение часто ошибочно.

Консультантам удалось сэкономить в одной компании более чем 600 000 долларов в год, исключив координаторов между HR и другими отделами в том же здании. Координаторы были важны для департаментов, деятельность которых велась в других городах по всей стране, но в меньшей степени важны для тех отделов, которые находились поблизости.

Сокращение избыточных служб и функций.

Составляешь ли ты длинные отчеты с исчерпывающими данными, когда имеют значение только исключительные события или отклонения от нормы? Составляешь ли ты отчеты, которые покрывают короткие периоды времени или формируются в режиме реального времени, когда более длительные периоды или большие сроки составления будут отвечать потребностям так же хорошо?

Одна из компаний использовала нескольких штатных сотрудников, чтобы просматривать ежедневные отчеты и вручную выделять «важные» отклонения задолго до того, как усовершенствование системы изменило понимание компанией того, какие отклонения были достаточно большими, чтобы иметь значение. В просмотре 95% отчетов не было необходимости.

Что еще хуже, помощница старшего руководителя признал, что сами отчеты бесполезны, поэтому она прекратила предоставлять их своему боссу. И поскольку она не знала об усилиях, необходимых для их создания, она не уведомила об этом создателей отчетов!

Изменение процесс.

Часто внутренние административные процессы становятся консервативными, несмотря на то, что со временем они могут перестать быть эффективными. Задавая вопросы в четырех перечисленных областях, вы можете понять, произошла ли эта ситуация в вашем отделе, и можете ли вы сократить расходы соответственно:

Снижение требований бизнеса.

Как изменились бизнес-требования с тех пор, как вы в последний раз кардинально перерабатывали этот процесс? Возможно, необходимость в некоторых данных уменьшилась или вообще исчезла. Как бы вы сегодня по-другому разработали этот процесс, чтобы удовлетворить сегодняшние потребности?

Ручные, неавтоматизированные процессы.

В каких случаях вы используете людей для обработки форм или информации? В электронном виде и на физических носителях? С вмешательством человека или вообще без его участия?

Исключения из нормы.

90% ваших закупок обычно стоят гораздо меньше, чем оставшиеся 10%? Что нужно, чтобы покончить с исключениями?

Например, у одного крупного страховщика «чистая» претензия стоила на 80% меньше, чем процедура, требующая специальной обработки. Перепроектировав свои формы претензий и избавившись от исключений, которые не имели значения, компания сэкономила более половины стоимости исключений.

Планирование рабочего времени.

Могли бы вы сэкономить деньги, переместив время дня, недели или месяца для выполнения определенных задач? Например, как делать работу, когда активность в вашем отделе замедляется? Можно ли ее выполнить более эффективно партиями? Есть ли реальная выгода в онлайн-доступности в течение определенных часов?

Излишняя осторожность дорого обходится.

Исторически сложилось так, что обычных руководителей готовили к стандартным задачам. «Хороших», более высоко оплачиваемых руководителей готовили к любым непредвиденным обстоятельствам. Однако, вознаграждая менеджеров за защиту от маловероятных событий с низким уровнем последствий, компания предсказуемо несет избыточные издержки.

Посмотрите, где вы тратите ресурсы на непредвиденные случаи, когда могут возникнуть определенные события. Происходили ли эти события на самом деле за последние пять лет? Если бы они произошли, были бы они не слишком дорогостоящими? Если вы ответили «да» на любой вопрос, вы, вероятно, тратите впустую эти ресурсы.

Примеры излишней осторожности включают в себя ведение подробных отчетов, когда информацию, которая вам позже понадобится, можно собрать из других источников; сбор данных на случай, если кто-то в будущем захочет проанализировать ситуацию в другом ключе; хранение данных в облаке в открытом доступе в течение длительного времени (а не в резервном хранилище).

Одна компания открыла возможность сократить расходы на ИТ более чем на 300 000 долларов в первый год и до 500 000 долларов в год на пятый год, просто изменив свою политику хранения данных, чтобы та лучше соответствовала потребностям.

Сокращение издержек на 30% или более: перекрестное управление и исключение программ.

Вероятно, вы вряд ли сэкономите 30% или более от вашего существующего бюджета, воздействуя исключительно на ваш отдел. Тем не менее, вы будете удивлены тем, что можно сделать, исследуя, насколько хорошо работает ваш отдел совместно с другими отделами.

Организация может быть неэффективной в целом, даже если каждая группа в ней эффективна.

Итак, если ваша цель составляет 30% или более, вы должны думать более широко.

Координация параллельных действий.

Многие отделы занимаются аналогичной деятельностью или делают одни и те же закупки самостоятельно, в небольших объемах. В таких случаях координация может принести значительную экономию. Например, отделы часто покупают расходные материалы независимо от того, что заказывают другие. Это не позволяет организации использовать свою объединенную покупательную способность для снижения цен.

Подразделение, также, может заказать поставку оборудования, которое имеется в других отделах в избытке. Плодотворные области для изучения включают расходные материалы для принтеров, компьютеры и периферия (особенно, если только некоторым отделам требуются новейшие машины) и мебель.

Вот один из примеров координации отделов с потенциально большой экономией: многие организации не получают существенных скидок от размещения сотрудников в отелях, поскольку не признают, что их отделы отдельно отправляют персонал в те же города. Такие скидки требуют переговоров с менеджерами отдельных отелей, которые обычно соглашаются на скидку, если ваши сотрудники собираются оставаться там 10 или 15 ночей в год.

Часто скидки, доступные для какого-либо одного отдела, не стоят требуемых усилий по переговорам, но когда несколько отделов координируют свои усилия, экономия может быть большой и относительно простой в получении.

Одна из компаний получила скидку более 300 000 долларов в год за счет того, что помощник по административным вопросам потратил месяц на переговоры с местными менеджерами отелей, где постоянно останавливались сотрудники.

Перенесите рабочую нагрузку в наиболее эффективное место.

Одна из самых распространенных жалоб в течение бюджетного сезона: «Мы могли бы сократить расходы здесь, если Департамент X изменит то, что он делает, — но у него есть бюджетные ограничения, и поэтому он не может». Ирония заключается в том, что бюджетный сезон — это время принять такие межотраслевые компромиссы, потому что именно тогда расходы можно перенести.

Например, у одной компании было 10 сотрудников, которые были распределены по трем отделам, чья единственная задача заключалась в проверке точности данных, отправленных в точки продаж. Ни один отдельный отдел не мог убедить руководителя отдела продаж в неправильном подходе к проверке данных. Когда полная проверки данных стоимость была признана и перенесена на отдел продаж, стандарты изменились.

Возможно, также настало время рассмотреть услуги аутсорсинга. Потребность в выполнении задач штатным персоналом непосредственно в офисе, как правило, основывается на суждении о том, что бизнес имеет уникальные потребности. Это может быть правдой.

Но, учитывая успехи, достигнутые в последние годы поставщиками административных услуг всех видов, вы можете задаться вопросом, действительно ли ваши потребности настолько специализированы, что вы должны игнорировать потенциальные преимущества аутсорсинга — расчет заработной платы, рекрутинг, медиапланирование и других функций. Опыт многих компаний показывает, что аутсорсинг может значительно снизить административные издержки и улучшить производительность.

Признайте, что ваша организация отвергает любые отдельные рекомендации об аутсорсинге. Люди будут возражать против бремени контракта, высказывать опасения по поводу конфиденциальности и т. д. Но когда одновременно предлагаются несколько возможностей, организации, как правило, с большей готовностью мирятся с дискомфортом.

Избавьтесь от дублирования анализа.

Когда один отдел покупает товары у другого отдела с использованием трансфертных цен, такая же «продажа» может быть учтена, проанализирована и рассмотрена целым рядом других отделов (закупки, сбыт, логистика, обеспечение качества, финансы/бухгалтерский учет). В большинстве случаев одному нейтральному отделу можно поручить всю аналитическую задачу.

Вот еще один пример: многие компании имеют несколько отделов, которые анализируют одно и то же событие (например, создание крупного продукта или рекламное мероприятие) с разных точек зрения (маркетинг, продажи, производство), причем каждый отдел работает независимо. Поскольку каждый из них несет ответственность за всесторонний анализ, большая часть работы на базовом уровне дублируется.

Самые эффективные компании проводят единую, скоординированную работу, в рамках которой одному отделу поручено проанализировать мероприятие и учесть при этом вклад других ключевых отделов.

Устраните малоценные собрания и форумы.

В некоторых компаниях три-четыре уровня управления практически парализованы в 20% случаев, то есть один полный день в неделю, из-за того, что сотрудники печально окрестили «собрание в понедельник».

Если вы чувствуете себя аналогичным образом парализованным, подумайте об организации межведомственного аудита всех регулярно запланированных совещаний, чтобы выяснить, какие из них можно перепрофилировать, консолидировать или устранить.

Такой аудит, проведенный фирмой-специалистом, значительно сократит время, затрачиваемое на совещания ее самыми загруженными и наиболее ценными сотрудниками, увеличив тем самым их рабочее время на 20% ,

Реорганизация или сокращение взаимодействия между подразделениями.

Если вы охотитесь за экономией в 30% и более, вам, возможно, придется бросить вызов самой священной из коров, и вы можете быть приятно удивлены результатом. Одна компания, оказывающая профессиональные услуг, гордилась тем, что нанимала и развивала лучшие таланты. Они неохотно изменила свой подход к управлению работой своего персонала. Но оплачиваемое рабочее время, затрачиваемое на это, были слишком значительным, чтобы его игнорировать.

Обширный анализ показал, что большая часть деятельности HR не улучшила операционные результаты. Компания реорганизовала функции HR в свете того, что она узнала, уменьшив количество часов на работу с персоналом, и повысив удовлетворенность и производительность сотрудников.

Устранение задач и программ отдела.

Если вы не можете достичь своей цели посредством описанных выше действий, вам придется сделать болезненный шаг, рекомендуя сократить все задачи или программы, проводимые вашим отделом. (Очевидно, что вам следует начинать с наименее ценных). Хотя окончательные решения потребуют участия других отделов, вы можете составить список возможностей.

Определите, какие программы требуют необычного объема работы, которая является невыгодной или менее выгодной, чем в средней компании.

Уменьшите нагрузку, которую вы возлагаете на другие отделы.

Наконец, вы должны искать возможности объяснить другим отделам, как они задерживают вас. Вам нужно бросить им вызов своими предположениям. Так же, как другие отделы вряд знают, насколько загружают вас дополнительной работой, вы вряд ли знаете, когда делаете то же самое с ними. Спросите их, когда они чувствуют себя перегруженными, и расскажите им, как вам отдел может снизить эту нагрузку.

В конце концов, если истинная цель организации состоит в том, чтобы снизить общие затраты на заданную сумму или процент, любое не слишком болезненное снижение затрат в одном отделе будет лучше, чем эквивалентное, но потенциально более болезненное, которое организация в противном случае может наложить — возможно, на ваш отдел.

---

Сокращение административных расходов на 10%, или 20%, или 30%, является сложной задачей, но выполнимой. Если вы начнете сейчас и будете придерживаться общей методики, вы найдете достаточно правильных идей, чтобы достичь своей цели.

Как опыт, так и исследования показывают, что генерация идей улучшается за счет нескольких итераций. Поэтому, даже если от вас не ждут рекомендаций в течение месяца или более, вы должны уже сегодня определить идеи, с помощью которых могли бы достичь цели. Отложите их на два или три дня и повторите процесс.

Вы обнаружите, что идеи улучшаются каждый раз, когда вы это делаете, потому что вы видите новые возможности и обнаруживаете ограничения своих предыдущих идей.

Сделайте все, чтобы достичь цели полностью, с каждой итерацией. Естественная тенденция, учитывая неприятность задачи, будет в том, чтобы сказать: «Сегодня у меня недостаточно идей, но в следующий раз я закрою разрыв». В результате вы не достигнете своей конечной цели до наступления дедлайна, и многие из ваших идей не будут очень хорошими.

Единственное, что может быть хуже, чем принуждение к самостоятельному сокращению административных расходов своего отдела, — это когда это сделают за вас и вы знаете, что непременно пожалеете о этом через месяц.

Как сократить расходы, не убивая свой бизнес

Андрей Зинкевич – о том, что для оптимизации затрат нужно не урезать зарплаты, а отказываться от невыгодных клиентов

IT-инструменты, которые использует Андрей Зинкевич

• Evernote
• Мегаплан
• Disqus

Сложная ситуация в экономике вынуждает многих предпринимателей резко сокращать расходы. Но сокращение сокращению рознь – есть полезная для бизнеса оптимизация нестратегических затрат, а есть губительный секвестр важных для развития компании статей расходов. О том, как сократить затраты, но при этом не демотивировать ключевых сотрудников и не уронить качество продукта, рассказал основатель проекта «Привлечение и удержание клиентов» Андрей Зинкевич.

Досье

Андрей Зинкевич, предприниматель, специалист по интернет-маркетингу. Основатель проекта  «Привлечение и удержание клиентов». Сооснователь и директор по маркетингу сообщества «Клуб директоров». Автор нескольких книг по интернет-маркетингу. Живёт в Польше.

Думать о расходах

Раньше на вопрос о том, как сократить расходы компании, я бы не задумываясь ответил своей любимой цитатой: «Думай не о расходах, думай о доходах!» И предложил бы, в первую очередь, начать с пересмотра системы клиентогенерации и продаж, а лишь затем фокусироваться на сокращении ненужных издержек. 

Но сегодня немного другое время.

Во многих странах СНГ, в том числе и в России, сейчас серьёзный экономический кризис. Обвал национальных валют составил от 50% до 300%, а вместе с этим упали и доходы населения. Всё это в совокупности нанесло очень тяжёлый удар по малому и среднему бизнесу. 

Поэтому, в ситуации, когда количество клиентов и заказов резко падает, любой компании самое время подумать о сокращении расходов. Но сделать это нужно таким образом, чтобы не нанести серьёзный урон своему бизнесу, клиентам и сотрудникам. 

Можно ли сократить расходы быстро и безболезненно? Об этом и поговорим.

Стратегические и нестратегические расходы

У Боба Файфера, автора книги «Издержки – вниз, продажи – вверх», есть отличная классификация издержек. Все расходы он делит на стратегические (которые, обеспечивают прибыль компании) и нестратегические (обеспечивающие рабочий процесс, но не приносящие доход). 

К стратегическим расходам Файфер относит маркетинг (привлечение новых и удержание старых клиентов) и бонусы менеджерам по продажам. То есть, целевые инвестиции, направленные на рост продаж и прибыли компании. К нестратегическим расходам относятся аренда офис, закупка оргтехники и канцелярии, зарплата административного персонала и т.д. 

Всем предпринимателям Файфер рекомендует сделать следующие две вещи: 

• превзойти своих конкурентов по уровню стратегических расходов, обеспечивая эти расходы при любой конъюнктуре как в хорошие, так и в плохие времена;
  

• безжалостно урезать нестратегические расходы, доведя их до абсолютного минимума. 

Но, по факту, многие бизнесмены поступают наоборот. Давайте посмотрим на три самые распространённые ошибки, которые допускают предприниматели, сокращая издержки. 

Три самые распространённые ошибки
при сокращении затрат

Ошибка первая — урезание зарплат 

Урезать зарплату персоналу — это первое, что приходит на ум многим предпринимателям. Почему этого не нужно делать? Как минимум, потому что сотрудник обозлится на руководителя, а его мотивация упадёт ниже плинтуса. 

Урезание зарплаты всегда приводит  к тому, что сотрудник в рабочее время будет занят не решением рабочих вопросов компании, а поиском дополнительного дохода и новой работы. А как только он найдёт что-то более-менее подходящее, тут же уйдёт от вас

Более целесообразно подумать о сокращении персонала, чьи функции можно легко и безболезненно передать на аутсорс, чем об урезании зарплаты ключевым сотрудникам. Последние всегда будут помнить о том, что вы  заботитесь о них, и будут стараться сделать всё возможное для роста компании. 

Ошибка вторая — сокращение инвестиций в маркетинг 

Вторая распространённая ошибка — сокращение инвестиций в маркетинг. Почему этого нельзя делать? В США проводилось исследование, в результате которого было обнаружено, что те компании, которые не урезали маркетинговый бюджет во времена финансового кризиса, в итоге стали лидерами своих отраслей. Те же компании, которые сокращали инвестиции в маркетинг, потеряли как свою долю рынка, так и значительно ослабили свою конкурентоспособность. 

Нужно не сокращать, а оптимизировать расходы. А для этого перераспределять маркетинговый бюджет на наиболее прибыльные каналы, отказываясь от неэффективных. 

Ошибка третья – ухудшить качество продукта 

Ухудшить качество — значит вынести продукту смертный приговор. Рынок поменялся, конкуренция стала жёстче, а клиент — образованней. Сегодня клиент понимает, что он король. И именно он принимает решение. Поэтому, как только качество вашего продукта перестанет его устраивать, он тут же развернется и уйдет к вашим конкурентам. 

Вместо ухудшения качества подумайте о различных тарифных сетках и опциях для клиента. Хотите сократить издержки на доставку? Повысьте сумму минимального заказа для бесплатной доставки. Клиент хочет заплатить вам меньше денег? Уменьшите количество предоставляемых услуг. Но никогда и ни в коем случае не ухудшайте качество! 

К тому же есть эффективные способы сокращения расходов, о которых поговорим ниже. 

Семь способов быстро и эффективно сократить расходы

Способ первый — отказ от офиса 

Когда я советую отказаться от офиса, многие недоумённо смотрят на меня и крутят пальцем у виска. Но давайте посмотрим правде в глаза. Если ваш офис не служит одновременно складом, выставочным залом и местом продаж, то вы легко можете обойтись без него. 

Во-первых, аренда офиса и его обслуживание — одна из самых весомых статей среди нестратегических расходов. Просто посчитайте, насколько вы бы смогли улучшить финансовое положение, если бы убрали из статей издержек расходы на аренду и содержание офиса (хотя бы частично). 

Во-вторых, вы бы значительно сэкономили для своих сотрудников время (которое они тратят на то, чтобы добраться на работу и вернуться домой) и деньги (обеды, кофе, транспорт и т.п.). 

Конечно, многие предприниматели морально не готовы к такому подходу. Ведь у них сразу возникает вопрос: а как персонал будет работать без моего контроля?! Отвечу вопросом на вопрос: а зачем вам вообще сотрудники, которые работают только из под палки и только когда у них над душой стоит руководитель? Увольняйте их!

Подумайте об управлении по целям (рекомендую книгу Брайана Трейси «Мотивация»), пропишите стратегию и пошаговые задачи её реализации для каждого сотрудника, используйте программы, позволяющие вести коллективную работу и отслеживать состояние каждого процесса и задачи («Мегаплан», «Битрикс», Trello, Basecamp). Наконец, привяжите зарплату сотрудников к результатам и выполнению целей.

Ведь вас, надеюсь, интересуют результаты? 

Способ второй – аутсорсинг 

Аутсорсинг — эффективный способ существенно уменьшить издержки. Например, если у вас в штате есть юрист, то вы несёте издержки на его зарплату и обустройство рабочего места. Но если при этом вашему бизнесу не нужна существенная юридическая поддержка, то вы можете смело отказаться от юриста и заключить договор на обслуживание с хорошей юридической компанией. 

Преимуществ несколько. во-первых, если что-то пойдёт не так, вы всегда можете выставить претензии компании, обслуживающей вас, а также применить штрафные санкции. Во-вторых, если ваша компания также предоставляет услуги, которые могут быть полезны юридической компании, вы можете просто договориться о партнёрском и бартерном обмене. Таким образом, отказавшись от лишних издержек. 

Способ третий — процент и бонус за выполнение задач вместо ставки 

Третий способ быстро и относительно безболезненно сократить расходы — перевести сотрудников с фиксированной ставки на процент. Но прежде чем это сделать, вам нужно будет детально ознакомится с функциями и обязанностями каждого сотрудника. 

Если, например, менеджеру по продажам или маркетологу можно дать процент от продаж и выполнения плана, то с бухгалтером или клиент-менеджером так не получится. Посчитайте, сколько целевых действий выполняет бухгалтер (количество проводок, подготовка отчётов, подача документов в налоговую и т.д.) и выставьте оплату за каждое действие или за достижение результата. 

Возможно, вы увидите, что вам и не нужен бухгалтер на постоянной основе (особенно это касается малого бизнеса). Тогда вы смело сможете ему предложить работать у вас и вести ещё несколько компаний. 

Способ четвёртый — отказ от неэффективных каналов маркетинга 

Во времена кризиса одной из ваших ключевых задач будет тщательный анализ эффективности каждого маркетингового канала. Смотрите на достижение целей, ROI  и период окупаемости, количество потенциальных клиентов. На основании полученной аналитики отказывайтесь от невыгодных и неприбыльных каналов, и перераспределяйте их бюджет на более эффективные. 

Способ пятый — отказ от невыгодных клиентов 

Клиентов тоже нужно уметь увольнять! А кризис, как ничто другое, подходит для этого.

Посмотрите на клиентов, которые отнимают 80% вашего времени, принося при этом всего 20% прибыли. Нужны ли они вам вообще? Может, стоит сосредоточиться на работе с ключевыми клиентами и предложить им несколько дополнительных услуг или продуктов?

Просто подумайте, что было бы, если бы вы смогли высвободить 80% своего временного ресурса и отказаться от клиентов, морочащих голову и портящих нервы? Я уверен на все 100%, что после этого вы бы обнаружили значительную часть расходов, от которой можно отказаться. 

Способ шестой – отсрочки платежей поставщикам 

Подумайте, для какого поставщика ваша компания является серьёзным и важным клиентом, а затем обратитесь к ним и попросите дополнительную отсрочку платежей.  Многие боятся потерять клиентов, так что с большой долей вероятности ваши поставщики согласятся пойти на уступку. 

Способ седьмой – проведите ревизию нестратегических расходов 

Это самый простой способ быстро сократить расходы своей компании. Проанализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяце. Покупка кофе и печенюшек, канцелярские расходы, расходные материалы, звонки по личным вопросам с рабочего номера — всё это можно спокойно урезать и при этом не демотивировать сотрудников.

Просто объявите всем, что в следующем месяце бюджет по таким статьям урезается на 50% — люди это поймут, тем более, если это не затронет их зарплат. 

Источник:  azinkevich.com.

Читайте также:

75 чужих бизнес-ошибок, которых можно избежать.
Как научиться говорить «нет», чтобы клиент услышал и понял что неправ.
Как выбрать банк, который не похоронит ваш бизнес.
biz360

19 октября 2016

Как сократить расходы и стать богаче

Каждый сэкономленный рубль позволяет сберечь деньги на другие мечты или отложить их в копилку. Самый простой способ иметь больше денег в кармане – это пересмотреть свои расходы и снизить их. Деньги слишком дорого нам достаются, чтобы позволять им легко уходить.

Независимо от того сколько ты получаешь, сэкономленные деньги – это заработанные деньги. Сокращение бюджета позволит появится дополнительным деньгам, которые можно будет пустить на другие планы или отложить в копилку.

Как сократить расходы и стать богаче

1. Бери с собой обед на работу и хватит покупать кофе

Многие из нас на работе ждут обед, чтобы вкусно перекусить. Но зачастую обеды отнимают много денег, которые можно использовать с большей пользой. Хорошо позавтракай и собери с собой обед. Это снизит твои ежедневные расходы. Перестань покупай кофе каждое утро или булочку в кафе. В большинстве случаев это сбережет немало денег, если пересчитать месячную сумму.

2. Расходы на развлечения

Каждые выходные мы стараемся развлекаться и спускать много денег на отдых. Но идя на концерт, клуб, кинотеатр или кафе, мы тратим много денег. Покупка алкоголя и еды может забирать у нас много денег. Если еще угощать друзей и девушек, то расходы могут быть нереально высоки. Постарайся пересмотреть свои затраты на развлечения и выбрать менее затратные времяпровождения.

3. Используй общественный транспорт

Автомобиль делает расходы на транспорт чрезвычайно высокими. Используй общественный транспорт, если это возможно. Летом на работу можно ездить на велосипеде. Подобный подход к перемещению позволит снизит затраты на бензин, парковку и амортизационные затраты.

4. Покупай на скидках

Покупка одежды в самый пик цены — не самая лучшая идея. Постарайся подгадать и использовать скидки в магазинах для обновления своего гардероба. Порой можно потратить денег в 2-3 раза меньше, если покупать в нужное время и в нужном месте.

5. Аренда квартиры

Многие из нас живут в съемном жилье. Аренда более дешёвого варианта или вместе с друзьями позволит сэкономить немало денег. Существуют районы, где аренда стоит значительно дешевле, чем в центре города.

6. Снизь энергопотребление и другие расходы по дому

Прогресс не стоит на месте. Используй светодиодные лампочки для снижения затрат на электричество. Отключай все электрические устройства, которые не используются. Это сэкономит электричество и деньги.

7. Используй подержанные вещи

Порой покупка б/у вещей – это хорошая идея. Телевизор, мебель, автомобиль, телефон, велосипед, фотоаппарат. Существует множество практически новых вещей по смешной цене.

8. Покупка вещей через интернет-магазин

Приятно купить вещь в магазине и уйти с ней сразу. Но часто покупка через интернет на дешевых площадках позволяет сэкономить немало денег.

8. Отключи ненужные сервисы

Часто у нас несколько сим-карт на телефоне и тарифы, которые забирают много денег. Пересмотри тарифную сетку сотовых операторов и перейди на более новые и экономичные. Какие затраты на интернет и телевидение у тебя дома? Может подобрать более демократичный и выгодный пакет, чтобы сэкономить деньги?

9. Правильный поход в магазин

Не ходи в магазин, когда ты голоден. Иначе ты купишь множество вещей, которые тебе не особо нужны. Составляй список, чего тебе нужно купить. Покупка в оптовом магазине продуктов, раз в неделю, будет более выгодна. Выбирай места, где ценник лучше, а товар не хуже. Постарайся перестать покупать колбасы, сосиски. Переходи на настоящее мясо, это позволит получать более полезное питание.

10. Не бери кредитов и рассрочек

Люди любят тратить деньги, которые не заработали. Но зачем платить лишние деньги банкам? Даже если берешь в рассрочку и без переплат – это не всегда лучший вариант. При покупке за наличные почти всегда есть скидка 10-30%. За наличные можно найти магазин, который предлагает товар гораздо ниже чем те, которые имеют программы рассрочек.

11. Составляй план расходов

Оцени сколько денег ты потратишь в этом месяце. Укажи максимально приближенные цифры и оцени ситуацию. Это позволит избежать сюрпризов в виде отсутствия денег. Планируй все покупки заранее, откладывая деньги.

Деньги слишком дорого нам достаются, чтобы позволять им легко уходить.

Как сократить расходы бюджета – как экономить правила

Экономить можно по-разному. Можно питаться макаронами и недоумевать, куда делись деньги, которые вроде бы еще недавно были… А можно распланировать траты и жить вполне полноценной жизнью даже при небольшом семейном бюджете…

Как с умом сократить расходы бюджета семьи или одного человека, знает женский сайт sympaty.net.

Экономия семейного бюджета: краткосрочный и долгосрочный варианты

То, на чем имеет смысл экономить бюджет, сильно варьируется в зависимости от того, какова цель сокращения расходов: пережить временную нехватку финансов в течение какого-то периода или же перепланировать расходование денег в целом, с расчетом на постоянное разумное сокращение трат.

Быстрая и жесткая экономия

Поговорим сначала о кратковременном режиме жесткого сокращения расходов бюджета. Тут есть огромное количество вариантов, от чего можно отказаться вовсе:

• Одежда, обувь, декоративная косметика;
• Поездки на такси;
• Алкоголь и деликатесы;
• Посещение кафе, баров, увеселительных заведений, мероприятий;
• Книги, лицензионные игры, музыка;
• Новые гаджеты.

И тут уместно дописать пресловутое «и так далее», потому что если целью является проживание в режиме максимально возможного урезания трат, то проще перечислить то, что следует оставить в списке расходов. Это оплата за жилье и связь, простое, но достаточное питание, средства гигиены, необходимые лекарства и проезд на необходимом общественном транспорте.

Долгосрочное «мягкое» сокращение расходов бюджета

Тут стратегия должна быть несколько иной. Есть приобретения и траты, от которых можно отказываться долго или вообще всегда – это так называемые предметы роскоши. А есть те, насчет которых стоит подумать, как совершать их реже, в меньших объемах, какими дешевыми аналогами заменить… Принципы, которыми можно руководствоваться:

• Непортящиеся продукты можно покупать по акциям и впрок, если вы действительно питаетесь такой едой. Нет смысла закупать крупы килограммами, если они потом лежат «на черный день». То же самое касается бытовой химии, товаров для дома и т.д. – берите про запас только реально расходуемые средства!
• Портящиеся продукты надо покупать и готовить в количествах, которые семья или лично вы съедите максимум за два дня.
• «Вкусняшки» позволяйте себе на определенную сумму в неделю, если уверены, что без них будете грустить и мучиться.
• Минимизируйте питание вне дома – берите с собой перекусы, термос с кофе, и т.д. Общепит, начиная со студенческих столовых и заканчивая ресторанами – значительная расходная статья для тех, кто не заморачивается домашней едой и «завтраками с собой». Почитайте наши советы, как приготовить перекус на работу.
• Насчет одежды – либо покупайте изредка и качественную, либо (если понимаете, что с базовым набором хороших вещей все равно никак не избежите «срывов» на спонтанные пополнения гардероба) научитесь совершать покупки в секондах и дешевых стоках. Там же стоит брать детские вещи, которые дети быстро приводят в негодность или вырастают из них.
• Обувь берите качественную, чтоб меньше ремонтировать и дольше носить: по тем же стокам можно находить хорошие варианты.
• Косметику стоит иметь среднего качества и цены – люксовые марки, как правило, неоправданно дороги из-за бренда, а вот дешевые зачастую реально плохи в использовании. Соберите базовый уходовый и декоративный наборы и пополняйте их только в случае увеличения прибыльной части бюджета.
• Сократить расходы можно за счет салонов красоты и т.д. – туда можно просто не ходить. Но если вам действительно нужна помощь профессионалов в уходе за внешностью – обычно бывает дешевле найти своих мастеров на дому.
• Не стесняйтесь экономить на детях! В нашей культуре это как-то зазорно – сознательно лишать ребенка чего-то хорошего, но по факту детям не нужны горы игрушек, «киндеры» при каждом посещении супермаркета, фирменные джинсики в детсад и новое «бальное» платье на два утренника…
• Не увлекайтесь алкоголем и алкогольными посиделками, если планируете сокращать расходы в своем бюджете. Да, это в определенном смысле – фактор культуры, способ времяпровождения. Но в сугубо финансовом аспекте застолья со спиртным и даже простые «пьянки» с минимальной закуской можно приравнять по затратности минимум к двум-трем днях хорошего питания. И это – если речь идет о дешевых напитках!
• Необходимые гаджеты можно покупать б/у, если не хватает на новые – но тут придется принять определенный риск неисправностей.
• Вместо спортзалов можно заниматься дома. Вместо посещения курсов и т.п. можно смотреть бесплатные вебинары, лекции, читать материалы. В наше время самообразование и саморазвитие более чем доступны благодаря интернету, и при определенной целеустремленности можно обойтись без платных занятий с учителями, тренерами и т.д.

Конечно, описанные «Красивой и Успешной» советы применимы для долгосрочного сокращения расходов, но только если бюджет все же чуть больше «прожиточного минимума». То есть, если речь идет о том, что называется бедностью, то, конечно, ни о каких домашних мастерах и редких покупках новой качественной одежды подумать все равно не получится – по сути, придется жить по варианту максимального сокращения всех статей расходов бюджета, пока не изменится ситуация с доходами.

—
Автор —  Даша Блинова, сайт www.sympaty.net – Красивая и Успешная
Копирование этой статьи запрещено!

Как быстро сократить расходы, не убивая бизнес, клиентов, сотрудников?

Компания, работающая на нерегулируемом потребительском рынке, обязана сокращать свои издержки до конкурентного уровня или же она покидает рынок.

Уоррен Баффет

Тема сегодняшней статьи появилась достаточно внезапно. Вернее, к ее написанию меня подтолкнуло письмо, которое я получил от своего читателя, предпринимателя из Днепропетровска.

Раньше, на вопрос о том, как сократить расходы, я бы не задумываясь ответил своей любимой цитатой: «Думай не о расходах, думай о доходах!», и предложил бы, в первую очередь, начать с пересмотра системы клиентогенерации и продаж, а потом бы фокусировался на сокращении ненужных издержек.

Но сегодня немного другое время.

В СНГ сейчас настоящий экономический кризис. Обвал национальной валюты составил от 50% до 300%, а вместе с ней и доходы населения. Все это в совокупности нанесло очень тяжелый удар по малому и среднему бизнесу.

Поэтому, в ситуации, когда количество клиентов и заказов резко падает вниз, любой компании самое время подумать о сокращении расходов. Но сделать это таким образом, чтобы не нанести серьезный урон своему бизнесу, клиентам и сотрудникам.

Можно ли сократить расходы быстро и безболезненно?

Об этом и поговорим сегодня.

Стратегические и нестратегические расходы

У Боба Файфера, автора книги «Издержки-вниз, продажи-вверх» есть отличная классификация издержек. Все расходы он делит на стратегические (которые, обеспечивают прибыль компании) и нестратегические (обеспечивающие рабочий процесс, но не приносящие доход).

К стратегическим расходам Файфер относит маркетинг (привлечение новых и удержание старых клиентов) и бонусы менеджерам по продажам. То есть, целевые инвестиции, направленные на рост продаж и прибыли компании.

К нестратегическим расходам относится аренда офис, закупка оргтехники и канцелярии, зарплата административного персонала, и т.п.

Всем предпринимателям Файфер рекомендует сделать следующие 2 вещи:

• превзойти своих конкурентов по уровню стратегических расходов, обеспечивая эти расходы при любой конъюнктуре как в хорошие, так и в плохие времена
• безжалостно урезать нестратегические расходы, доводя их до абсолютного минимума

Но, по факту, многие бизнесмены поступают на оборот. Давайте посмотрим на 3 самые распространенные ошибки, которые допускают предприниматели, сокращая издержки.

3 самые распространенные ошибки

№1 – Урезание зарплат

Урезать зарплату персоналу – это первое, что приходит на ум многим горе-предпринимателям.

Почему этого не нужно делать?

Как минимум, потому что, сотрудник обозлится на руководителя, а его мотивация упадет ниже плинтуса.

Поверьте, урезание зарплаты всегда приводит  к тому, что в рабочее время, сотрудник будет занят не решением рабочих вопросов компании, а поиском дополнительного дохода и новой работы. А как только, он найдет что-то более-менее подходящее, тут же уйдет от вас.

Вы этого хотите добиться?

Лучше подумайте о сокращении персонала, чьи функции можно легко и безболезненно передать на аутсорс, чем о урезании зарплаты ключевым сотрудникам. Последние всегда будут помнить о том, что вы  заботитесь о них, и будут стараться сделать все возможное для роста компании.

№2 – Сокращение инвестиций в маркетинг

Вторая самая распространенная ошибка – сокращение инвестиций в маркетинг.

Почему этого нельзя делать?

В США проводилось исследование в результате которого было обнаружено, что те компании, которые не урезали маркетинговый бюджет во времена финансового кризиса, в итоге стали лидерами своих отраслей. Те же, компании, которые сокращали инвестиции в маркетинг, потеряли как свою долю рынку, так и значительно ослабили свою конкурентоспособность.

Нужно не сокращать, а оптимизировать свои расходы. А для этого перераспределять маркетинговый бюджет на наиболее прибыльные каналы, и отказываться от неэффективных.

Как это сделать, я рассказывал в своей статье 5 самых важных маркетинговых показателей для малого и среднего бизнеса

№3 – Ухудшение качества

Ухудшить качество – значит вынести самому себе смертный приговор. Рынок поменялся, конкуренция стала жестче, а клиент – образованней. Сегодня клиент понимает, что он король. И именно он принимает решение.

Поэтому, как только качество вашего продукта перестанет его устраивать, он тут же развернется и уйдет к вашим конкурентам.

Вы же не хотите этого?

Вместо ухудшения качества подумайте о различных тарифных сетках и опциях для клиента.

Хотите сократить издержки на доставку? Повысьте сумму минимального заказа для бесплатной доставки.

Клиент хочет заплатить вам меньше денег? Уменьшите количество предоставляемых услуг.

Но, никогда и ни в коем случае, не ухудшайте качество!

А теперь посмотрите на этот чек-лист еще раз и подумайте, допускаете ли вы подобные ошибки?

Если да, то самое время быстренько начать их исправлять. А потом переходить к более эффективным способам сокращения расходов, о которых я расскажу дальше.

7 способов быстро и эффективно сократить расходы

№1 – Отказ от офиса

Когда я советую отказаться от офиса, многие недоуменно смотрят на меня и крутят пальцем у виска. Но давайте посмотрим правде в глаза. Если ваш офис не служит одновременно вам складом, выставочным залом, или местом продажи, то вы легко можете обойтись без него.

Во-первых, аренда офиса и его обслуживание – одна из самых весомых статей среди нестратегических расходов. Просто посчитайте, насколько вы бы смогли улучшить финансовое положение, если бы убрали из статей издержек все расходы на аренду и содержание офиса.

Во-вторых, вы бы значительно экономили время (которое они тратят на то, чтобы добраться на работу и вернуться домой) и деньги сотрудников (обеды, кофе, и т.п.).

Конечно же, многие бизнесмены морально не готовы к такому подходу. Ведь у них сразу возникает первый вопрос: они же просто не будут работать без моего контроля?

Отвечу вопросом на вопрос: зачем вам сотрудники, которые работают только из под палки и когда у них над душой стоит руководитель? Увольняйте их!

Подумайте об управлении по целям (читайте книгу Брайана Трейси «Мотивация»), пропишите стратегию и пошаговые задачи ее реализации для каждого сотрудника, используйте программы, позволяющие вести коллективную работу и отслеживать состояние каждого процесса и задачи (Мегаплан, Битрикс, Trello, Basecamp). Привяжите зарплату сотрудников к результатам и выполнению целей.

Ведь вас, надеюсь, интересуют результаты?

Вот еще одно видео, которое заставит вас призадуматься об отказе от офиса.

http://youtu.be/U30uCZVs0DgVideo can’t be loaded: Джейсон Фрайд: Почему мы не работаем на работе? (http://youtu.be/U30uCZVs0Dg)

№2 – Аутсорсинг

Аутсорсинг – второй способ существенно уменьшить свои издержки. Например, если у вас в штате есть юрист, то вы несете издержки на его зарплату и обустройство рабочего места. Если вашему бизнесу не нужна существенная юридическая поддержка, то вы можете смело отказаться от юриста и заключить договор на юридическое обслуживание с хорошей юридической компанией.

Преимуществ несколько.

Во-первых, если что-то пойдет не так, вы всегда можете выставить претензии компании, обслуживающей вас, а также применить штрафные санкции.

Во-вторых, если ваша компания также предоставляет услуги, которые могут быть полезны юридической компании, вы можете просто договориться о партнерском и бартерном обмене. Таким образом, отказавшись от лишних издержек.

№3 – % и бонус за выполнение задач вместо ставки

Третий способ быстро и безболезненно сократить расходы – перевести сотрудников с фиксированной ставки на %. Но, прежде чем, это сделать, вам нужно будет детально ознакомится с функциями и обязанностями каждого сотрудника.

Если, например, менеджеру по продажам или маркетологу, можно дать % от продаж и выполнения плана, то с бухгалтером или клиент-менеджером так не получится.

Посчитайте, сколько целевых действий выполняет бухгалтер (количество проводок, подготовка отчетов, подача документов в налоговую) и поставьте оплату за каждое действие или за достижение результата.

Возможно, вы увидите, что вам и не нужен бухгалтер на постоянной основе (особенно, это касается малого бизнеса). Тогда вы смело сможете ему предложить работать у вас и вести еще несколько компаний.

№4 –  Отказ от неэффективных каналов маркетинга

Во времена кризиса вашей основной задачей будет тщательный анализ эффективности каждого маркетингового канала. Смотрите на достижение целей, ROI  и период окупаемости, количество потенциальных клиентов.

На основании полученной аналитики отказывайтесь от невыгодных и неприбыльных каналов, и перераспределяйте их бюджет на более эффективные.

№ 5 – Отказ от невыгодных клиентов

Клиентов тоже нужно уметь увольнять! А кризис, как никогда, подходит для этого.

Посмотрите на клиентов, которые отнимают 80% вашего времени, принося при этом всего 20% прибыли.

Нужны ли они вам? Может стоит сосредоточиться на работе с ключевыми клиентами и предложить им несколько дополнительных услуг или продуктов?

Просто подумайте, что было бы, если бы вы смогли высвободить 80% своего ресурса и отказаться от клиентов, морочащих голову и портящих нервы?

Я уверен на все 100%, что после этого вы бы обнаружили значительную часть расходов, от которой можно отказаться.

№6 – Обратите взгляд на своих поставщиков

Ваши поставщики не менее вас пострадали от кризиса. И им также тяжело. Так что, самое время обратить свое внимание на них.

Подумайте, для какого поставщика ваша компания является серьезным и важным клиентом, а затем обратитесь к ним и попросите дополнительную отсрочку платежа и скидку. Многие боятся потерять клиентов, так что, наверняка, ваши поставщики согласятся пойти вам на уступку.

А вы, тем самым, сможете достаточно быстро сократить свои расходы.

№7 – Проверьте все нестратегические расходы

Это самый простой способ быстро сократить расход своей компании. Проанализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяцев.

Покупка кофе и печенюшек, канцелярские расходы, расходные материалы, звонки по личным вопросам с рабочего номера – все это можно спокойно урезать и ни капли не демотивировать сотрудников.

Просто объявите всем, что в следующем месяце бюджет урезается на 50%, а вашего бухгалтера назначьте ответственным.

Подводим итог

Сокращение издержек – одна из насущных задач, стоящих на повестке дня у любого предпринимателя. Многих волнует один и тот же вопрос: как быстро сократить расходы, при этом не навредив бизнесу, клиентам, сотрудникам?

Многие предприниматели выбирают самые легкие пути: урезание зарплаты, сокращение инвестиций в маркетинг, ухудшения качества. Но, как показывает практика, эти ошибки очень больно отображаются на бизнесе компании и на ее прибыли.

Есть более эффективные, быстрые и безболезненные способы сокращения расходов. К ним относятся:

• Отказ от офиса
• Аутсорсинг
• Отказ от ставок и переход на %
• Отказ от неэффективных каналов маркетинга
• Отказ от невыгодных клиентов
• Получение дополнительной отсрочки платежа у поставщиков
• Урезание бюджета на нестратегические расходы

Воспользуйтесь этими советами уже в ближайшее время и посмотрите, на сколько изменилась в лучшую сторону финансовое состояние вашей компании.